业务交流 - 录音录像档案管理“五要诀”

2021-10-26 10:06:05 兰台之家 438
录音录像档案管理“五要诀”

江西省档案馆  王其武  毛海帆

录音录像档案以声音和影像为主要呈现方式,能如实记录、形象反映各单位履行职能的主要过程。我们可以从思路清晰、收集齐全、整理著录规范、归档及时和保管利用安全等“五要诀”着手,推动录音录像档案的规范管理。

01 思路清晰

明确职责分工。文件形成部门负责收集、整理、著录和移交归档等;档案部门负责制定录音录像档案管理制度,指导文件形成部门按要求做好相关工作,同时负责档案的接收、保存、保管、利用、统计、移交等;信息化部门负责为相关部门配备相应的网络基础设施,对电子档案管理系统(以下简称“管理系统”)建设、落实安全防护等提供整体技术支持;保密部门负责监督涉密档案的保密管理。

以电子文件管理为主线开展数字和传统载体录音录像档案工作。一是原则上从收集到移交全过程,各项管理工作都要围绕电子文件、依托管理系统展开;要建立相适应的档案管理制度、网络基础设施,通过网络安全等级保护或分级保护统筹落实电子文件的安全防范工作。二是以P2卡、光盘、各类磁带等可脱机原始载体生成文件的,文件形成部门要将其转换为电子文件后再予以收集;原始载体是否归档由文件形成部门自行决定,归档前后的管理可参照离线备份载体管理要求执行。

02  收集齐全

明确收集范围。要在档案管理制度中明确录音录像电子文件的收集范围,记录本单位履行主要职能和基本历史面貌的文件都应纳入其中;重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应同步收集、归档。

收集要符合制度规定。要按照制度明确的收集范围和归档文件格式开展转换、存储、挑选等收集工作。从摄录设备、原始载体中转换出来的录音录像电子文件,以及后期编辑制作、能如实反映客观事实的录像电子文件,要齐全完整地、以归档文件格式存储在管理系统终端计算机中。录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等,音频采样频率不低于441kHz;录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等,视频比特率不低于8Mbps。经挑选留存的录音录像电子文件应客观、系统、清晰地反映工作主题。

03  整理著录规范

整理已收集录音录像电子文件可分两步:首先,在终端计算机存储器(非系统盘)中按照“年度—保管期限”或“保管期限—年度”的分类方法逐级建立、命名文件夹;同一活动形成多个此类文件时,还可再建下一级文件夹,并用活动名称命名,如,D:\录音录像电子文件\2020\永久安全生产工作先进单位和先进个人表彰大会\。其次,明确划分文件的保管期限,将相应文件集中存储在最低一级文件夹中,如,把2020年形成的、保管期限为永久的全部文件存储在“永久”文件夹中,即D:\录音录像电子文件\2020\永久\。

要在整理基础上尽早开展著录工作。首先,将文件逐条上传、挂接到管理系统,由管理系统按照内置规则(如档号编制规则)自动排序、命名,自动著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、技术参数、时长、摄录日期、计算机文件名和文件大小等元数据。其次,著录人员要在管理系统中以手工和半自动化方式著录题名、责任者、摄录者、保管期限、活动名称和描述、密级等元数据,活动的宣传报道可作为重要素材。

04 归档及时

录音录像电子文件一般自形成起3个月内要向档案部门移交归档,最迟不能超过次年6月。文件形成部门在管理系统中以在线方式提交归档,由管理系统自动完成并记录清点、“四性”鉴定等程序性工作;档案部门对照清点、鉴定结果,对拟归档电子文件的整理、著录成果等进行审核,确认无误后,管理系统即可完成登记、填写登记表等程序性工作,并为录音录像电子档案编制档号,正式归入电子档案库,与其他门类电子档案一并进行集成管理。

以离线方式归档录音录像电子文件的,要以手工方式完成著录、制作离线归档载体和归档程序等工作。一是要采用WPS电子表格、EXCEL等著录电子文件,除前述需在管理系统中手工著录的项目外,还要著录全宗号、档案门类代码、年度、件号、摄录日期、计算机文件名等,著录文件要存储在保管期限或年度文件夹中;二是按终端计算机存储结构要求制作离线归档载体,并在包装盒上注明载体编号、档案门类、归档年度、活动名称和电子文件数量等信息;三是交接双方要按照程序完成归档工作,档案部门要及时将文件及其著录信息导入管理系统。

05  保管利用安全

要按照国家有关网络安全、保守国家秘密等法规标准要求,通过管理系统网络安全等级保护或分级保护全面落实录音录像电子档案的安全保管。要统筹实施电子档案及其元数据的近线全量备份,根据实际选用硬磁盘或蓝光光盘等开展离线备份工作。离线备份载体应保存在恒温恒湿防磁柜中,其制作、标识、著录、检测、转换等管理工作要符合相关标准要求。

录音录像电子档案记录了大量敏感内容和人物信息,要严格依据权限利用该类电子档案;准备在互联网上发布的,一定要履行审批程序后方能上网。此外,利用过程中还要遵守肖像权、隐私权和版权保护等法律法规的规定。



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