归档文件整理的基本方法

2021-11-03 15:26:03 融安特 397

一、装订

  1、件的区分

  件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件; 会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。

  2、装订方法

  每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。

  每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可;文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。

  二、分类

  1、分类方法

  根据实际情况,我们选择以下分类方法

  保管期限-年度分类法

  这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如:

  长久: 2001 年、2002 年、2003 年⋯.

  定期: 2001 年、2002 年、2003 年⋯.

  2、编制分类方案

  分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。

  (1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。

  (2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号

  (3)类目名称, 按机构分类的, 机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处;按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。

  采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。

  3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。

  三、归档文件排列

  1、文件排列的含义, 是指在分类方案的最低一级类目内, 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

  2、排列原则, 是在最低一级类目内件的排列。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目, 如按管期限-年度分类时,那么年度为最低一级类目。

  3、排列方法:是文件形成的时间结合级别排列

  操作步骤:一是将文件按上下级(文件形成单位)分好,上级文排前,本级文排后,同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序排列,形成日期在前的排列在前面,形成日期在后排在后面;二是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。

  四、编号

  1、编号项目

  编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。选择项主要指机构(问题)项。

  (1)全宗号:是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。用三位阿拉伯数字表示。如: 1 号全宗表示为“001”。

  (2)年度:指归档文件的形成年度。应用四位阿拉伯数字表示。

  2、加盖归档章

  归档章位置一律盖在文件首页上端的空白位置,如首页无盖章的位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首页纸页加盖归档章,一律使用蓝色印油盖章。

  归档章填写,应使用碳素墨水或蓝黑墨水。

  3、保管期限, 指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时,按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定文件的保管期限表。一般分为为长久、定期两种。

  4、件号,指文件的排列序号,分为室编件号、馆编件号。

  室编件号应在不同期限、不同年度内分别编写流水号。

  馆件编号,移交进馆时,按上面有关规定再确定。机构(问题),只填机构(问题)名称,名称太长可填写简称,如机构名称可简称,问题可写成“党群”“行政”“业务”等。

  五、编目

  1、目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位置等。总称为“归档文件目录”,项目包括:件号、责任者、文号、题目、日期、页数、备注等。

  封面格式:设置全宗名称、年度、保管日期、机构(问题)等。

  2、目录表填写方法与要求

  (1)件号,按室件编写填号

  (2)责任者, 一般应使用全称或能用名称, 联合发文的一般填写主办单位的(使用主办单位的文号)名称

  (3)文号,只填写文件的序号。有字的填写字号。如“党字4”。

  (4)题名,应照实填写。如有副题名时正题名能够反映文件的内容,副题名一般无须抄录; 有的题名不清时,应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“[]号”填写在目录中。会议记录须重新拟题名时应写明会议时间和主要内容;正文不能反映副文的内容时,也可在正文题名后抄录附件题名,外加“() ”号。

  (5)日期,应以8 位阿拉伯数字,填写可分为上下两行。

  (6)页数,计算页数以文件中有图文的页面为一页,空页不计,折叠的仍按一页计算;来文与复文、正文与底稿作为一件算应将构成该件的各文件页数相加为该文件的页数。

  (7)备注,主要对密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等情况需要说明的填写在备注上, 如内容较多备注难以填写的时, 可在备注栏中加“*”将具体内容填入备考表中。

  在填写时,应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水等。使用计算机管理的单位, 可在使用档案管理软件生成并打印目录。一般情况下印四套,其中两套装订成册, (一套档案室留用,一套准备移交)一套做为备份或放入全宗卷内,另一套放在档案盒内。

  3、目录封面的填写与装订

  归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致, 设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称应使用全称或通用简称填写, 其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。

  装订。装订顺序: 外用硬封页,内有封页,再装订归档文件目录。同一个期限的装订在一起,目录号统一一个流水号,每年沿续下去。

  六、装盒

  1、归档文件装盒

  归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒,应与归档文件目录中相应的条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应查到文件实体。具体要求:一是不同年度形成年度的归档文件不应放入同一个盒内;二是不同保管期限的归档文件不应放同一档案盒内;即是同一类档案装不满时,也不要混装,而应采取用不同厚度的档案盒来解决。

  2、档案盒封面、脊背的填写

  档案盒封面应填写全称或规范化简称,填写时用油印式制作规范的印章(楷体小初)

  档案盒脊背项目包括:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号,各项填写要求如下:

  全宗号,可用档案馆给定的全宗号,没有可暂时空着。

  年度,填写盒内文件形成的年度,如“2001”

  保管期限,填写盒内文件所属保管期限,填写长久、定期。

  起止件号,填写盒内归档文件排列最前和最后的件号,件号之间用“-”连接。盒号,档案盒顺序号,从2001年开始编,编到4位数后为一个断号,再另起号。

  3、备考表的填写

  备考表放在盒内所有文件之后,用于以盒内归档文件进行必要注释说明。填写要求如下:

  盒内文件情况说明,对归档文件收集齐全程度、文件本身状况(如字迹模糊、缺损)、整理情况(如修改、补充、移出、销毁等),均应加以说明。

  整理人:一般由整理人填写。

  检查人:一般由负责检查人员填写。

  日期:按归档文件整理完毕的日期填写。


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