RFID智能档案管理解决方案

2020-11-17 13:49:20

随着信息技术的广泛应用人们越来越认识到新技术对提高管理和效益的重要性。20世纪90年代兴起的射频识别技术(Radio Frequency Identification,以下简称RFID),是一项利用射频信号通过空间耦合(交变磁场或电磁场)实现无接触信息传递并通过所传递的信息达到识别目的的技术。

而RFID技术在档案行业也是应用很广泛的,基于当前档案管理中存在的各种问题,结合先进的物联网系统和RFID技术,对当前的档案管理系统进行升级改造,实现档案资料智能管理信息化,提高档案存取的准确性,提高检索和借阅效率,增强档案资料在存储、查询等各个环节的安全性。

RFID档案管理方案应用现代物联网、RFID射频识别等技术,将每份档案粘贴RFID电子标签,通过RFID读写器、身份证识别器、员工卡读写器、档案馆员工作站、多功能手持终端、移动盘点设备与档案信息管理系统完美结合, 实现档案实体流通过程的全程跟踪管理、定位管理、档案自动盘点、智能分析等功能,最大限度优化档案管理流程,降低接收、盘点和查找劳动强度,节省人力物力,提高档案保管利用效率,强化档案管理安全。

融安特

RFID系统技术方案的优点:

运用物联网技术,实现档案多本识别、快速盘点、定位查询、上架引导功能,提高工作效率。

运用身份识别技术, 实现档案借阅、快速登记、档案利用信息自动捕捉。

运用RFID、红外探测技术,实现档案出入库全程监控管理功能。

运用大数据技术,进行档案管理利用数据统计分析,提供决策支持。

系统功能

当rfid技术与每件对象(文档、借阅人、电脑、通讯器材等)简历绑定关系后,可实现以下功能:

1、新文档等级

2、自动盘点及定位

3、自动引导

4、自动识别

5、自动追踪

6、快速巡查及报警

7、流程管理

8、统计文档功能

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系统优势:

1. 先进的RFID技术

本系统采用当前先进的RFID技术进行构建。RFID具有读取方便快捷、识别速度快、穿透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等众多优点,是物联网行业的核心技术,是未来的发展方向和趋势。

2. 非接触式数据采集

RFID技术极大地增强了房管局管理者对库区档案资料的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒,只需通过RFID便携式读写器进行识读档案盒的标签就可以获取档案详细的信息数据。与条码、磁卡等介质不同的是,RFID电子标签不怕油渍、灰尘污染等恶劣环境,能在恶劣环境下工作。

3. 信息容量大,使用寿命长

和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,RFID标签可存储大量的档案资料信息,其存储空间从1K甚至到更大的容量,同时数据存储时间可达数十年甚至更久,标签可重复使用,对于档案管理应用,完全可以将档案的基本信息和借阅记录写入RFID标签中进行存储。

4. 安全性高

RFID档案管理标签的数据存取具有密码保护,识别码独一无二,无法仿造,这种高度安全性的保护措施使得珍贵档案资料的数据不易被伪造和篡改。

5. 抗污染性和耐久性

传统条形码的载体是纸张,因此容易受到污染,然而 RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上,所以特别容易受到折损; RFID标签是将数据存在芯片中,因此免受污损。

6. 穿透性强和无屏障阅读

在被覆盖的情况下,RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质,并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下,才可以辨读条形码。

7. 组件式软件系统

软件系统架构采用模块化组件式结构进行搭建,提高系统的可扩展性和可剪裁性。可以提供高弹性的业务扩充需求和精简的业务需求。提高软件系统的应用范围,同时满足大小客户的不同应用需求。

8. 系统级联部署

系统使用独立的目录服务器,根据该服务器的数据,可以把各自独立的档案系统进行组合级联,形成一套档案系统。实现整个系统内数据和档案的一体化查询。

9. 精准的定位检索

在先进的RFID技术基础上,配合先进的软件系统算法和硬件部署,可以支持对档案的多种检索,并实现快速精准的定位。从而实现高效的档案检索、存取,提高档案的可管理性,提高工作效率。

10. 高效的档案存取

在准确的档案定位基础上,基于RFID的技术优势(高识别速度、穿透性识别等),可以实现批量档案的存取。在进出档案库时,实现堆垛扫描,极大的提高档案的存取效率。

11. 档案生命周期管理

很多档案都具有一定的保存期限(如代管业务档案),本系统支持对档案的生命周期的管理,可以记录档案的保存起止时间并及时提醒到期的档案,释放档案存储空间。

12. 一体化联动

本系统支持门禁、视频监控、环境监控、周边防护、LED公告显示等系统的一体化联动,从而使得这些独立的系统互相配合工作,实现最大化的功能应用。提供对整个档案馆安防、环境监控、信息公示等的一体化解决方案。

13. 信息公示

通过在档案查阅大厅设置LED公告显示屏,显示档案查询者所查询的档案当前所处的状态、检索进度等信息,方便档案查询者了解查询情况,提高查询者满意度。通过在档案库设置小型LED显示屏,显示库存、库房访问者、环境等信息,提高档案库的可管理性。

方案实施效益

1、在查找、盘点、交接时可以极大缩短时间和减少工作量,提高效率。

2、可以明显提高文件管理的准确性,轻松跟踪定位实体文件。

3、文档的行为全生命周期管理,使得文档管理数字化、智能化、及时化、可视化、可追溯性等。

4、文档信息流、实物流同步,使得文档管理效率及安全保护得到有效平衡。

5、通过柔rfid技术及摄像、软件系统等有效结合,有效避免文件丢失。

6、人、柜、文件的等级管理使得文档的密级管理有了落实的基础。

融安特在智慧档案领域拥有近10年的技术经验,针对智慧档案管理领域,研发了RFID智能盘点车、RFID移动手持机、RFID智能密集架系统、RFID智能文件柜,拥有档案行业全产业链知识产权,让您告别东拼西凑的工程,拒绝东拉西扯的接口。

在档案行业,融安特先后服务了中共中央党校、国家财政部、国家水利部、中国科学院、最高人民检察院、最高人民法院,各省市档案馆等众多大型项目案例,拥有丰富的智慧、智能档案馆建设经验。

融安特还参与制定了国家行业标准DA/T 65-2017《档案密集架智能管理系统技术要求》,技术实力雄厚,项目经验丰富,售后服务完善,众多项目得到了用户的好评。

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