10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》全文及释义

2022-04-08 16:36:14 兰台之家 766
国家档案局 令 第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(以下简称《规定》)自2013年2月1日起施行。编辑整理了《规定》正文内容各条文释义,仅供大家参考学习,有任何问题敬请留言。

第一条

为便于企业正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,促进企业依法经营和规范管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。

本条主要是明确《规定》制定的目的和法律依据。

《档案法实施办法》明确对国家和社会有保存价值的档案属于国家所有的,由国家档案局会同国家有关部门确定具体的范围。

《规定》对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的制定工作进行详细的规范,制定这样一个规章的最终目的就是为了企业在档案工作中正确界定文件材料的范围,准确划分档案保管期限。

将制定10号令的目的定位为上述内容是有其根据的。尽管企业档案工作很早就成为企业基础管理的一部分,企业档案的作用也为大家所知,但在文件材料归档范围的界定和档案保管期限的划分上一直存在着粗放和理念滞后的问题。

表现为归档范围没有随着企业活动重点的变化而变化,许多新产生的文件材料没能纳入归档范围,文件材料归档范围和档案保管期限表述过于概括。在保管期限的划分方面,重管理轻业务;在划分方法上档案部门要么大包大揽,要么听由业务部门自主划定,其最终结果是档案资源结构不合理,档案资源难以发挥应有的作用。

正是为了改变上述状况,国家档案局根据近年档案工作发展的需要,并参照8号令,制定出了《规定》。

在《规定》制定的依据方面则是高于国家档案局令的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》,其他低于国家档案局令的规章制度、标准规范都不能作为制定的依据,但可以是其制定过程中的参考,其中就包括《企业档案工作规范》。

第二条

本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

本条文对企业文件材料进行了定义。在这个定义中要注意其外延的广泛性。

一是企业活动过程外延。即企业文件来源于企业的所有活动过程,这个过程主要包括的是企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动,但企业文件材料还形成于企业本身的演化过程活动,其中就包括企业自身的设立、分立、合并、解散等过程。

二是企业文件材料内容外延。包括文书、科技、生产、管理、专项业务,以及二维、三维、多媒体等各类内容的记录。

三是载体外延。即企业文件材料的载体形式包括所有的形式,文字、图表、声像、电子、实物等,不论何种载体,凡带有记录的性质均属文件材料的范畴。

第三条

各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。

本条款规定了企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作中的业务指导和监督权限,权限划分的范围是资产关系。由于企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作是一项与企业产品和业务高度相关的专业性很强的工作,所以业务指导和监督应按照资产关系和专业活动来进行。

中央级企业(包括中央企业、中央金融企业、中央文化企业等)负责监督指导下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作。地方国有企业同样应负责监督指导下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作。

第四条

企业文件材料归档范围是:

(一)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;

(三)本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;

(四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

本条是《规定》的重点内容之一。列出了企业文件材料的归档范围,各要点之间基本按照文件材料的来源和价值来安排的。第(一)、(二)点规定了本企业形成文件材料,第(三)点是指企业外部发来的文件材料,第(四)点是指其他来源的文件材料。

以上四款是原则规定,既是企业判断文件材料是否需要归档的价值标准,同时又赋予了企业编制本企业文件材料归档范围的自主性和灵活性,各企业应从实际出发,根据本企业的职能活动,合理界定文件材料的归档范围。

第五条

企业下列文件材料可不归档:

(一)有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料,任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)本企业文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,企业内部互相抄送的文件材料,本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三)非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料;

(四)所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映,其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料;

(五)其他不需归档的文件材料。

本条规定了企业文件材料的不归档范围。本条款表述是可选意思,即上述文件材料只是可不归档,不是绝对的不能归档,如本企业认为上述文件材料有需归档的也可以列入归档范围,因此,只是将这些文件材料成分列出,供制定本企业的有关规定或界定归档范围时参考。

第六条

凡属企业归档范围的文件材料,必须按有关规定向本企业档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

本条对文件材料的管理方式做出规定,即文件材料必须向档案部门移交,实行集中统一归档,除有其他规定的情形外,文件材料不得由个人保管而拒绝归档。此条文依据《档案法》,强调集中统一管理。

第七条

企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。

本条对企业档案保管期限的设置进行重新规范。将原企业档案保管期限由永久、长期、短期三分法改为两分法即永久、定期,定期实行标时制,即30年、10年,这是企业档案价值鉴定的重大改革,同时与机关档案价值鉴定方法保持一致。标时制有利于优化企业档案资源结构,加快剔除无利用价值档案的频率,减少保管档案的压力。标时制在理念上不同于原来的三分法。

第八条

永久保管的企业管理类档案主要包括:

(一)本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料,本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料;

(二)本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料,资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料,对外投资文件材料;本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料,企业融资文件材料;

(三)本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复,有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料,行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料,本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料;

(四)本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料,内部管理制度、规定、办法等文件材料;

(五)本企业机构演变,人力资源管理的重要文件材料;本企业涉及职工权益的其他重要文件材料;企业文化建设文件材料;

(六)本企业经营管理工作的重要文件材料;

(七)本企业生产技术管理工作的重要文件材料;

(八)本企业行政管理工作的重要文件材料;

(九)本企业党群工作的重要文件材料;

(十)新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道;

(十一)有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料;本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料,本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料;

(十二)本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。

本条界定了永久保管的管理类档案的文件材料归档范围,是《规定》的重点内容。在逻辑顺序上基本上以企业活动并结合来源顺序进行表述,其中对与人和与资产产权活动有关的文件材料作了重点和更细的规定,体现了《规定》以人为本和突出企业独立法人资格的思想。同时遵循将重要文件材料列入永久档案归档的思想与原则。

永久档案把握的重点,首先是以“我”为主,自己产生的独有的带有凭证、依据性的文件;其次是外来文件中需要执行和依据性的重要文件。

第九条

定期保管的企业管理类档案主要包括:

(一)本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料,本企业涉及职工权益的一般性文件材料;

(二)本企业部门工作或专项工作规划,半年、季度、月份计划与总结等文件材料;

(三)本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料,发布的一般性公告;

(四)本企业经营管理工作的一般性文件材料;

(五)本企业生产技术管理工作的一般性文件材料;

(六)本企业行政管理工作的一般性文件材料;

(七)本企业党群工作的一般性文件材料;

(八)本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位的复函、批复,有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件,本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料;

(九)直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料;

(十)本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料,本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料;本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。

本条界定了定期保管的管理类档案的文件材料范围,也是《规定》的重点内容。以企业活动并结合来源为逻辑顺序进行叙述,其中对与人和与资产产权活动有关的文件材料基本没列入定期保管,体现了本《规定》以人为本和突出企业独立法人资格的思想。列入定期保管期限的文件材料基本以企业活动中形成的一般性文件材料为主。

定期档案更多的是过程性、说明性的文件材料。

第十条

企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。

本条规定了管理类档案保管期限的划分方案,引出了附表。本条首次使用“管理类档案” 一词。关于“管理类档案”的含义,可参照问题解答。

第十一条

本规定的管理类档案保管期限为最低期限,各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。

本条对档案保管期限的灵活处置原则进行了规定,是对第六条的补充。即企业在划分档案保管期限时可不限于永久、30年、10年三个时间期限,可设置40年、20年、25年等时间期限,但都不得低于《规定》确定的期限,如应划为永久的档案不得定为50年,应划入30年的档案不得划为低于30年保管期限,但可以划为35年或40年。

第十二条

企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定、标准,结合企业实际执行。

本条规定了除管理类档案外的企业其他各类档案的文件材料归档范围和档案保管期限表编制要求。尽管《规定》管理的范围是企业所有文件材料归档范围和档案保管期限,但由于企业产品和服务千差万别,文件材料的归档范围也是千差万别,因此,无法制定出比较统一的参考表。各企业在制定产品生产和服务业务的文件材料归档范围和档案保管期限表时要按国家有关规定、标准,结合企业实际情况执行。

科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限表,国家已有办法、标准和规范,各企业可直接引用和参照,参考依据分别为:基本建设、设备仪器依据《企业档案工作规范》和《建设项目档案管理规范》(DA/T28—2018),会计档案依据《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号),职工人事档案依据《企业职工档案管理工作规定》(劳力字〔1992〕33号)。

本条款也更加明示了《规定》条款的覆盖范围不仅是管理类档案,而是企业的各类档案。各企业既要关注管理类档案的管理,更应该管理与业务并举,各类档案业务同步发展。

第十三条

企业应归档纸质文件材料中,有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。

企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。

本条规定了文件不同稿本和电子文件归档的要求,是对第三条、第四条、第七条和第八条的补充说明。

一是将有重要修改意见和批示的修改稿纳入归档范围,这是对第四条中“未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”的补充。

二是强调将电子文件纳入归档范围和要求,尤其是对无法输出纸质文件的电子文件特别作了强调。这是因为现有的有关电子文件的管理制度、标准、规范在电子文件的归档范围上均表述为参照纸质文件的归档范围,但在企业活动中实际产生大量无对应纸质文件的电子文件,如无法输出纸质的三维图形,这些电子文件往往成为归档的死角,因此本条特别做出说明。有条件的企业最好能在电子文件的归档范围和电子档案的保管期限上下功夫,将电子文件的归档范围和电子档案保管期限进行细化,列出需归档的电子文件的名称或内容,增强操作性,促进企业电子文件的归档。

三是强调了电子文件元数据的归档原则,即要与电子文件同时归档。电子文件元数据的管理可参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46—2009)。

第十四条

多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料,原件由主办企业归档,其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。

本条规定了多个单位共同完成的项目、联合行文产生的文件材料归档的原则,即以主办单位为主归档原则。而且也只有在只有一份正本的情况下才适用本条款,如原件有多份,可分别归档原件。本条所涉及的联合研制的产品、联合建设或研究的项目要与实际工作中产品部件分包、配套区分开来。

第十五条

企业应依据本规定和国家及专业相关规定,结合本企业生产组织方式、产品和服务特点,编制本企业的各类文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系,指导所属企业根据有关规定规范各类文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。

本条对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作做出了规定,其中包括两层意思。一是要求各企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时除依据本规定、国家及专业其他相关规定外,要结合本企业的生产组织方式、产品及服务特点,而不是照抄照搬范本和有关规定。

二是要求凡是有下属单位的企业除按要求编制公司本部文件材料归档范围和档案保管期限表外,还必须指导下属单位编制各类文件材料归档范围和档案保管期限表,并进行审批。在这方面企业所起的作用与档案行政管理部门相同。

但需要注意的是企业对下属单位的业务指导和档案保管期限表的审查是包括所有的档案类别,而不仅仅是管理类档案。但是各级档案行政管理部门在审查企业集团或总部时则可以进行取舍,可只对管理类文件材料归档范围和档案保管期限表进行审查。

第十六条

中央管理的企业(包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等)总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,报国家档案局同意后执行。

地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表,报同级档案行政管理部门同意后执行。

本条对国有企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表的审查分工进行规范,是各级档案行政管理部门开展工作的依据。

审核把关是保证企业文件材料归档范围和档案保管期限表质量的重要措施,是档案行政管理部门履行监督指导职责的一种方式。本《规定》规定的对国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审核是为了加强对国有企业档案工作的监督和管理。提高档案质量,是国家档案资源建设的基础。

第十七条

企业资本结构或主营业务发生较大变化时,应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。

本条仍旧是对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制方法作出规定,即设定了修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表的条件。这个条件是定性的,具体实施过程中需要各企业根据实际情况掌握,其目的是改变有些企业一份文件材料归档范围和档案保管期限表一管十几年的状况。

我国的企业处于快速发展中,在这个过程中,企业在经营范围、规模、资本结构、治理结构、经营管理工作重点等方面都在发生着变化,这些变化有可能会产生新的文件材料,或改变原有文件材料的名称,此时如文件材料归档范围和档案保管期限表不及时修订,有可能使原修订文件材料归档范围和档案保管期限表的适应性和规范性降低,在实际归档工作中遗漏重要文件材料。一般来说,文件材料归档范围和档案保管期限表满五年应再次修订。

第十八条

企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值,统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

本条要求是保管期限划定过程中要统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求,如电子档案由于其存储密度大、管理成本较低,可适当延长保管期限。

第十九条

本规定适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业,在境外经营的企业,由企业总部参照本规定提出实施要求;科技事业单位可参照执行。

关于《规定》适用的企业范围是所有在中华人民共和国境内注册设立的企业,包括不同所有制、不同规模、不同产品的企业,但对非国有企业不强制要求审查。国内机构在境外经营的企业由国内机构参照《规定》提出实施要求。鉴于目前尚未制定针对事业单位的文件材料归档范围和档案保管期限规定,科技事业单位可参照本《规定》执行,这也是考虑到科技事业单位活动在本质上与企业基本相同的实际。

第二十条

本规定由国家档案局负责解释。

本条规定了《规定》的解释权,即由国家档案局负责解释。国家档案局负责法规解释事务的一般是政策法规司,具体到企业档案业务工作也可咨询经济科技档案业务指导司。

第二十一条

 本规定自2013年2月1日起施行。

根据《立法法》,一份规章施行前必须提前一个月公布,即施行必须在公布后的至少一个月,因此,本规定生效时间为2013年2月1日。

企业在具体实施过程中不必拘泥于生效日期,而是在充分做好准备、将本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表编制完成并经上级部门同意执行后开始在本企业实施。由于在保管期限设置上改革较大,实施过程中一定要做好有关衔接和准备工作,不要在同一年度中同一类型的档案保管期限既有三分法又有标时制。


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