我国文件档案管理数字转型的路径与对策

2019-12-13 13:49:51 兰台之家

文件档案管理数字转型是未来发展的必然趋势。单套(单轨)并不意味着电子文件取代纸质文件,而是说要尊重文件的原始生成状态,即以数字方式生成的文件档案就按照数字方式进行管理,以纸质形式生成的文件档案就按照纸质方式进行管理。

作者:中国人民大学信息资源管理学院 何思源

来源:中国档案行业交流群

我国文件档案管理数字转型的路径与对策

从表面上看,多数西方发达国家在档案信息化建设方面领先于我国,但事实并非完全如此。例如,澳大利亚阿德莱德市档案馆馆藏档案的数字化比例较低,且目前对政府近年的电子档案实行双套制进馆,似乎并不比我们“先进”。我国与多数西方发达国家的管理体制存在明显差异,我们所关注到的先进实践往往是联邦层面的做法,并不能代表整个国家的做法。他们的国家档案馆在实施相关策略时也只考虑联邦或中央层面,州档案馆则只需考虑州自身的情况。

但我国采用集中统一管理体制,使得国家档案局在做出相关决策时需慎重考虑,全国各地的经济发展、信息化建设、档案工作基础、人员素质都存在差异,在此基础上总结出能够在全国推广的共性经验,需要地方层面的试点、长期的调研和通盘的考虑。现在,随着法规政策环境的改善,地方实践的铺开,可以预见,我国也将逐步加快推进文件档案管理的数字转型。在转型过程中,我想突出说明以下几个方面:

首先是要走出“泛安全”的思维误区。我在中国人民大学出版社于2017年出版的《人工智能:国家人工智能战略行动抓手》中看到如下一段话,很有启发。“在人工智能监管方面,泛安全化现象很严重。其实每个行业都存在安全问题,电信行业涉及国家信息安全,交通行业涉及道路交通安全,餐饮行业涉及食品安全,诸如此类,有人总喜欢用安全问题来否定每一次科技创新,但又说不出太多所以然来。

就好比在中国,打火机是不允许被帯上飞机的,理由是维护飞行安全,但是我们具体探究,打火机到底在哪些层面、有多大可能性危害飞机安全时,我们是否做过详细而有说服力的论证?其实,美欧很多航空公司就没有禁止携带打火机上飞机的规定。”这段论述同样适用于档案行业,电子文件管理系统、数字档案馆系统是否存在安全风险隐患?答案必然是肯定的。但同样,若我们问的是,纸质文件是否会面临安全风险?库房是否会进水、漏电?纸张是否会酸化、被霉菌污染?答案同样是肯定的。

无论是纸质文件,还是电子文件,都存在安全隐患。我们不能因为电子文件存在安全隐患,就退而避之,而是应该思考如何防止电子文件管理领域的安全风险,从应对风险的角度来看待这个问题。任何事情,我们都不可能说百分百的安全,就算是纸质文件,我们依然无法保障绝对的安全,能做的只是将可预见的风险降到最低、降到我们可接受的程度。

举个夸张的例子,我走在马路上会有被车撞到的风险,但我能从此往后都不上街吗?显然不能。虽然这个例子有点极端,但核心意思就是不能因担心风险而畏葸不前。数字转型涉及思想观念、工作原则、管理模式、技术方法等多种要素,其中,思想观念的转变是最为困难的,也是需要我们持续去做的一件事情(希望我的这篇文章能够起到些许的作用)。

其次是提升电子文件(档案)的凭证力,建立跨地区、跨机构、跨系统的互信互认机制。在此,我们要区分一组概念,证据和凭证。前者是法律层面的概念,后者是事务处理层面的概念。以往,我们强调的都是前者,关于电子文件(档案)的证据力问题,人们已在法律层面和司法实践中达成共识。但现在真正制约单轨的已不再是证据力问题,而是凭证力问题。以电子发票为例,某高校老师参加学术会议从法律层面看,会议主办方开具的电子发票是具有法律证据效力的,就是说,如果打官司,是可以用电子发票的;可是,若想在学校报销,仍然会被要求打印出来。在这个案例中,电子发票满足了证据的需求,但尚未在这所高校成为办事的凭证和依据。

当然,这背后也涉及到财务审计制度的问题,也就验证了我前面所述的内容,文件档案管理数字转型不仅仅是档案部门的事情,而是整个数字社会的一环,是社会数字化转型的有机组成。在数字化的链条上,任何一环不认可、不信任电子文件(档案),都会阻碍数字转型的实践进程。因此,我们需要逐渐构建起跨地区、跨机构、跨系统的互信互认机制,这种机制可以借鉴政务数据共享、民生档案跨馆共享利用的实践经验,同时也需要有更宽广的视野,看到文件档案管理数字转型与其他领域信息化建设的内在联系,协同推动整个社会的数字转型、经济发展和社会进步。

最后,也是档案工作者最关注的“四性(真实、完整、可用、安全)管控“问题。在国务院第716号令和《档案法(修订草案)》中,我们可以发现这样的表述,“符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力”“电子档案应当符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求......”那么,问题的关键就在于怎样做才“符合档案管理要求”,什么是“来源可靠、程序规范、要素合规”?其实质也就是我们通常所说的“四性管控”问题。也就是说,对于前端业务系统和档案管理系统来说,实现单套、单轨应满足怎样的要求?

其实,这个问题并非是个新鲜的话题。国家档案局在电子文件归档和电子档案管理方面已发布系列政策、标准,用以指导实践,有代表性的包括《电子文件管理暂行办法》《数字档案馆建设指南》《电子档案移交与接收办法》《数字档案室建设指南》《企业电子文件归档与管理指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》《电子档家管理系统基本功能规定》《数字档家馆系统测试办法》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T29194-2012)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46—2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基手XML的电子文件封装规》(DA/T48-2009)、《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T70-2018)等。

如果能够在系统建设、元数据、格式、管理流程与策略等方面遵循上述要求,也就基本可以满足单套、单轨的条件。当然,在具体实施过程中,也需要做进一步的提炼总结,比较利好的消息是国家档案局正在制定《党政机关电子文件归档规范》,对于规范电子文件单套、单轨具有重要指导意义,大家可及时关注相关信息。此外,中石化也在制定《业务系统单套制归档指导意见》,这些都是积极有益的尝试。对于各机构来说,应在总结国家电子文件管理单轨制试点经验和国家档案局相关规定基础上结合自身实际,制定面向业务系统和档案管理系统的管理制度、技术路径、安全保障策略,注重可操作和可实施性,旨在实现电子文件(档案)的四性管控。

小结

文件档案管理数字转型是未来发展的必然趋势。单套(单轨)并不意味着电子文件取代纸质文件,而是说要尊重文件的原始生成状态,即以数字方式生成的文件档案就按照数字方式进行管理,以纸质形式生成的文件档案就按照纸质方式进行管理。当然,各地的经济发展和档案工作情况存在差异,不能采用“一刀切”的方式,基础较好的地区可以先行先试,基础较弱的地区可以在做好基础工作的基础上稳步推进。最后,再给大家推荐一本电子文件管理的教材,中国人民大学出版社于2017年出版的《电子文件管理教程(第二版)》,有助于更好地了解和掌握电子文件管理基础知识,以便更客观地看待文件档案管理的数字转型之路。

参考文献

[1] 冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究,2019(01):88-94.


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