12月1日起实施!《商业银行业务档案管理规范》(DA/T 98-2023)

2023-07-28 13:40:04 国家档案局 1538
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商业银行业务档案管理规范

DA/T 98-2023

1 范围


本文件确立了商业银行的业务档案工作总体原则和管理职责,规定了商业银行业务文件的收集、整理与归档,商业银行业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求与方法,以及业务电子文件归档与电子档案管理的要求。
本文件适用于商业银行业务档案的管理与利用,政策性银行、城市信用合作社、农村信用合作社等参照执行。

2 规范性引用文件


下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 11821 照片档案管理规范

GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T 13 档号编制规则

DA/T 25 档案修裱技术规范

DA/T 31 纸质档案数字化规范

DA/T 42 企业档案工作规范

DA/T 50 数码照片归档与管理规范

DA/T 68 档案服务外包工作规范

DA/T 69 纸质归档文件装订规范

DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求

DA/T 78 录音录像档案管理规范

JGJ 25 档案馆建筑设计规范

3 术语和定义


下列术语和定义适用于本文件。
3.1 商业银行 commercial bank
依照《中华人民共和国商业银行法》和《中华人民共和国公司法》设立的吸收公众存款、发放贷款、办理结算等业务的企业法人。
3.2 业务文件 business document
各项业务活动中直接形成的各种形式和载体的记录。
3.3 业务档案 business archive
办理完毕且具有保存价值并归档保存的业务文件(3.2)。
注:商业银行的业务档案包括但不限于对公信贷业务档案、个人信贷业务档案、金融市场业务档案、信用卡业务档案、国际结算业务档案、资产管理业务档案、资产托管业务档案、投资银行业务档案、同业业务档案、养老金业务档案、业务会计档案等。

4 总体原则和要求


4.1 业务档案工作是商业银行档案工作的重要组成部分,商业银行应建立健全统一的业务文件材料归档和业务档案管理制度,采取相应措施确保业务档案的完整、准确、系统与安全。
4.2 业务文件归档是业务工作流程的一个环节,应纳入业务工作或项目计划,纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制,纳入考核体系和奖惩制度,确保业务文件材料应归尽归。
4.3 商业银行应保护国家秘密和客户敏感个人信息。涉密、涉及敏感个人信息的业务档案,其管理要求见《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等。
4.4 业务电子文件归档和电子档案管理应纳入本单位信息化建设规划,实施前端控制和全生命周期管理,确保业务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
4.5 商业银行档案人员应具备档案专业知识和技能,熟悉银行业务,指导监督业务档案工作,并定期接受业务培训。发生岗位变动时,应及时办理档案工作交接手续。
4.6 采取外包方式对业务档案进行管理的,应按照DA/T 68相关规定的要求执行。
4.7 业务档案工作所需的基础设施设备、日常管理、信息化建设等相关经费,应列入本单位年度财务预算。

5 管理职责


5.1 商业银行档案部门职责
5.1.1 负责对本单位业务档案工作进行统筹规划。
5.1.2 负责制定符合本单位实际的业务档案管理规章制度。
5.1.3 负责监督、指导业务部门做好业务文件材料的收集、整理和归档工作,监督、指导所属单位开展业务档案管理工作。
5.1.4 负责本单位业务档案的接收、保管、利用、鉴定和处置等工作。
5.1.5 参与本单位业务信息系统的规划、设计、开发、实施等工作,提出业务电子文件归档和电子档案管理要求;负责电子档案管理系统建设,推进业务电子文件归档工作,指导业务部门及时归档业务电子文件,确保归档电子文件符合电子档案管理要求。
5.2 商业银行保密部门职责
负责指导、监督、检查本单位业务文件和档案保密管理具体工作。
5.3 商业银行业务部门职责
5.3.1 负责协助档案部门制定本部门归口管理的业务档案管理规章制度。
5.3.2 负责业务文件的收集、整理、保管和归档工作,并对归档文件的齐全、完整、准确和质量负责。
5.4 商业银行信息技术部门职责
5.4.1 负责在业务信息系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实业务电子文件归档功能要求,依据制度标准配置业务信息系统电子文件归档功能。
5.4.2 参与电子档案管理系统建设,负责档案系统的研究开发、运行维护、备份管理和数据安全管理等工,为业务档案管理提供技术支持。

6 业务文件的收集


6.1 商业银行在对公信贷、个人信贷、金融市场、信用卡、国际结算、资产管理、资产托管、投资银行、同业业务、养老金、业务会计等各项业务活动中形成的具有保存价值的业务文件材料均应纳入归档范围,其各类业务文件归档范围具体见附录A。各银行可参考但不限于附录A,并根据自身管理要求,按业务职能划分并确定本单位业务文件归档范围。因业务发生变动等原因需变更归档范围、保管期限等事宜,应由相关业务部门提出变更申请,档案部门及时进行确定。
6.2 业务文件归档时应划分保管期限。保管期限分为永久和定期,定期包括30年、20年、15年、10年、5年等,其各类业务档案保管期限具体见附录A。商业银行信贷业务档案保管期限从贷款结清或业务执行完毕的次年1月1日开始计算;其他业务档案保管期限从业务执行完毕的次年1月1日或会计年度终了后的第一天开始计算。附录A中给出的保管期限为最低期限,各商业银行在具体划分时不宜低于该期限。国家法律法规有明确的更高要求的,以其规定为准。
6.3 业务部门业务人员应在业务办结后,及时将应归档的业务文件移交本部门专(兼)职档案人员管理。
6.4 商业银行业务文件制成材料、图文字迹应有利于归档保存。
6.5 归入商业银行业务档案的文件材料原则上宜是原件。因业务政策要求或业务实际情况需要保存复制件的,由业务主管部门确保其真实性。因特殊情况无法取得原件而保存复制件的,应在复制件首页注明原件保存单位或原件档号等信息,由复制人签署姓名和复制日期,并对复制件与原件的一致性负责。归档文件如同时归属管理类和业务类收集文件材料归档范围,一般管理类档案存原件,业务类档案存复制件。

7 业务文件的整理与归档


7.1 整理原则
7.1.1 业务文件收集完成后应及时整理,保持业务文件之间的有机联系,并区分不同价值,便于保管和利用。
7.1.2 整理纸质业务文件所使用的装订材料、修裱材料等应符合DA/T 69、DA/T 25的档案保管保护要求。
7.1.3 业务文件中照片档案、录音录像档案的整理应参照GB/T 11821、DA/T 50、DA/T 78、GB/T 18894;纸质档案数字化应符合DA/T 31的规定。
7.1.4 业务电子文件的整理与归档应符合第7章和第11章相关要求。
7.2 分类
7.2.1 商业银行可根据本单位实际情况,结合业务档案形成特点,制定各类业务档案分类方案。各类业务档案分类方案一经确定,应保持稳定。各单位业务档案的具体名称如有与附录A所列档案名称不相符的,应参照类似档案管理
7.2.2 商业银行归档业务文件分类方法主要有以下几种:
a)对公信贷业务归档文件一般采用“业务类型-年度-保管期限”“年度-保管期限-机构/部门-客户-业务类型”“年度-机构/部门-业务类型”等复式分类方法;
b)个人信贷业务归档文件一般采用“业务类型-年度-保管期限”“机构/部门-年度-业务类型”等复式分类方法;
c)金融市场业务归档文件一般采用“年度-业务类型”等复式分类方法;
d)信用卡业务归档文件一般采用“年度-机构/部门-业务类型-保管期限”“业务类型-年度”等复式分类方法;
e)国际结算业务归档文件一般采用“年度-产品/业务品种-保管期限”等复式分类方法;
f)资产管理业务归档文件一般采用“年度-业务类型”等复式分类方法;
g)资产托管业务归档文件一般采用“年度-业务类型”“业务类型-年度-保管期限”等复式分类方法;
h)投资银行业务归档文件一般采用“机构/部门-保管期限-年度”“机构/部门-保管期限-产品/业务品种-年度”等复式分类方法;
i)同业业务归档文件一般采用“产品-年度”“业务类型-年度”等复式分类方法;
j)养老金业务归档文件一般采用“年度-产品/业务品种-保管期限”“年度-机构/部门-保管期限” 等复式分类方法;
k)业务会计归档文件一般采用“机构/部门-业务类型-年度-保管期限”“业务类型-年度-机构/部门-保管期限”等复式分类方法。
7.3 组卷
7.3.1 对公信贷业务文件的借款人、担保人文件材料一般以“借款人或担保人,即客户”为单位进行组卷;授信审批类文件材料一般以“单笔业务”为单位进行组卷;要件类以“额度启用业务”或“单笔业务”为单位进行组卷;贷后管理类文件材料一般以“项目”“单笔业务”或“借款人”为单位进行组卷;保全类文件材料一般以“借款人-处置方式”“借款人”或“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.2 个人信贷业务文件中,管理类(合作机构资料)文件材料一般以“企业”或“项目”为单位进行组卷;管理类(呆账核销)文件材料一般以“单笔业务”或“不良贷款客户”为单位进行组卷;经营类文件材料一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.3 金融市场业务文件中,管理类文件材料一般以“合同”或“业务系统”或“年度”为单位进行组卷,即每份合同协议及其附件资料根据内容多少组成一卷或多卷;每个业务系统每年进行参数维护形成的申请表根据数量多少可组成一卷或多卷;每个年度形成授权书及转授权书根据数量多少可组成一卷或多卷。经营类项下文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.4 信用卡业务文件中,客户资料类文件材料一般以“单笔开卡申请”为单位进行组卷;合作商户资料类一般以“单个合作项目”为单位进行组卷;呆账核销类一般以“核销项目”为单位进行组卷;资产转让类一般以“转让项目”为单位进行组卷;其他类文件一般以“业务类型”为单位进行组卷。
7.3.5 国际结算业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.6 资产管理业务文件一般以“日期”或“项目”为单位进行组卷,即同一日期的文件依照数量多少组成一卷或多卷;同一项目形成的文件依照数量多少组成一卷或多卷。
7.3.7 资产托管业务文件一般以“产品/业务品种”或“年度”为单位进行组卷,或按“年度-产品”组卷,即每一年度下每一个“产品”形成的文件组成一卷或多卷。
7.3.8 投资银行业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.9 同业业务文件一般以“单笔业务”或“合同”或“业务系统”或“年度”为单位进行组卷。
7.3.10 养老金业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。
7.3.11 业务会计文件中,会计凭证一般按“机构-日期”为单位进行组卷,同一机构同一日期的业务会计文件按业务形成时间组成一卷或多卷。会计账簿、会计报告、其他会计文件一般根据文件数量,选择以“年/季/月”为单位进行组卷。
7.4 排列
7.4.1 卷内文件排序宜按业务文件形成的时间顺序或按照归档范围和保管期限表内确定的文件类别顺序等方式排列。
7.4.2 成册、成套性的业务文件宜保持其原有形态,可集中排列。
7.5 编号
7.5.1 档号编制应遵循唯一性、一致性、稳定性、扩充性、简单性、适用性原则。
7.5.2 档号的结构为:“全宗号-类别号-案卷号[-件号(卷内序号)]”。档号结构中,全宗号为立档单位代码,由档案馆(室)给定每个全宗的代码或各单位自行定义本机构及所属单位全宗号;类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、项目号、机构/部门代码、业务类型号、客户号、 年度、保管期限代码等,其结构应符合DA/T 13的规定,并根据本单位相应业务门类档案分类方案等实际需要确定;案卷号,采用阿拉伯数字标识,其为流水顺序号,各单位应按照实际数量确定案卷号的位数;件号(卷内序号),采用阿拉伯数字标识,其为流水顺序号,各单位应按照实际数量确定件号的位数。档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。类别号的构成元素均属类别号,为同级代码,同一级代码之间用间隔号“ • ”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。

档号编制示例:

示例:01-GD • C • 2011 • D5-001-125
说明:该档号表示某商业银行总部2011年形成的、保管期限为5年的,第1卷第125件经营类个人信贷业务档案。个人信贷业务文件按照“全宗号-类别号(档案门类代码•业务类型号•年度•保管期限代码)-案卷号-件号”规则编制档号,“01”为全宗号;“档案门类代码•业务类型号•年度•保管期限代码”即“GD•C•2011•D5”为个人信贷业务类别号;“001”为案卷号;“125”为件号。其中,档案门类代码:归档业务文件档案门类代码,由各单位自行定义。采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。可将归档业务文件档案门类代码标识为:业务“YW”或个人信贷业务档案“GD”。此处由“个贷”汉语拼音首字母“GD”表示,设为“GD”。业务类型号:由各单位自行定义。根据附录A表A.2,个人信贷业务文件按业务类型划分,可分为管理类(合作机构资料),用A表示;管理类(呆账核销),用B表示;经营类,用C表示。年度:此处为贷款本息结清或个贷业务执行完毕年度,即档案形成年度,用4位阿拉伯数字表示。保管期限代码:保管期限永久、30年、20年、15年、10年、5年,分别以代码“Y”“D30”“D20”“D15”“D10”“D5” 标识。
7.5.3 档号元素的选用要求如下:
a)全宗号、一级类别号(档案门类代码)、案卷号为必选项,不应省略;
b)二级及三级类别号、项目号、机构/部门代码、业务类型号、客户号、年度、保管期限代码、件号为可选项,可根据实际需要选择使用。
7.6 编目
7.6.1 案卷应编制案卷目录、案卷封面、卷内目录、卷内备考表等内容。
7.6.2 案卷目录编制要求如下:

a)案卷目录样式见附录B;

b)序号,应填写案卷的流水顺序号;

c)档号,按照7.5.2编制;

d)案卷题名,应简明、准确地揭示卷内业务文件的内容;

e)总页数,应填写案卷内全部文件的页数之和;

f)保管期限,应填写组卷时划定的保管期限;

g)备注,可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
7.6.3 卷内目录编制要求如下:

a)卷内目录应排列在卷内文件首页之前,样式见附录C;

b)序号,应依次标注卷内文件排列顺序;

c)文件编号,应填写业务文件文号或业务编号或型号、或图号或代字、代号等;

d)责任者,应填写业务文件的形成部门或形成者;

e)文件题名,应填写业务文件全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名;

f)日期,应填写文件形成的日期;

g)页数,应填写每件文件总页数;

h)备注,可根据实际填写需注明的情况;

i)档号,按照7.5.2编制。
7.6.4 卷内文件以件或卷为单位编写页号,以有效内容的页面为一页,已有页号且与待编页号相同的文件可不再重新编写页号,卷内目录、卷内备考表不编写页号。
7.6.5 案卷封面及脊背样式和要求参见附录D。卷内备考表应排列在卷内文件材料之后,其样式及要求参见附录E。
7.7 修整
纸质文件载体已破损的,应予以修裱;字迹模糊或易退变的,应予以复制。同时,应按照保管期限要求,去除易锈蚀、易氧化的金属装订用品。对于幅面过大的业务文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
7.8 装订
7.8.1 归档文件的装订应符合DA/T69相关规定要求。
7.8.2 如一卷内的归档文件较多,可分成多册装订,多册文件为同一卷。
7.8.3 卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。以件为单位装订时,在每件文件首页空白处加盖归档章,样式见附录F。归档章中的档号填写方法同7.5.2,序号填写方法为依次标注卷内文件排列顺序。
7.9 归档
7.9.1 在贷款结清或业务执行完毕或在贷款发放后,业务部门档案人员应定期将经系统化整理、履行审查手续并经部门负责人审核后的归档业务文件向本单位档案部门移交并办理交接手续。办理周期长的项目或业务,可分阶段归档。
具体归档时间可根据业务工作特点确定,除国家另有规定外,最迟不应超过次年12月31日。
7.9.2 任何单位及个人不得拒绝归档,或将应归档业务文件据为己有。

8 业务档案的保管


8.1 商业银行应依据本单位业务档案的载体形式选择合适的档案存放设备。档案库房防护功能及温、湿度应符合JGJ 25和GB/T 18894中关于各类载体形式的档案保管要求。
8.2 业务档案出入库应事先做好清点、复核、封装等工作,并办理相关手续,严格遵守登记和审批制度。 档案出入库登记簿应归档保管备查。

9 业务档案的利用


9.1 商业银行应制定本单位业务档案利用制度,依规办理借阅手续,严格遵守登记和审批制度,对利用效果突出的宜进行利用效果登记。利用效果登记相关要求应符合DA/T 42的规定。
9.2 查阅档案时,应优先提供电子档案;在业务档案查阅使用过程中,如发现电子档案存在无法读取、影像不清晰或者不完整等问题,应及时通知档案部门查明原因、备案登记,并联系信息技术部门进行相应处理,档案部门应调取备份或相应的纸质档案提供利用。

10 业务档案的鉴定与处置


10.1 商业银行应成立由档案部门牵头,由本单位分管领导、业务部门、档案部门组成的档案鉴定小组,定期对本单位已达到保管期限的业务档案进行鉴定,并出具鉴定报告,提出鉴定意见。
10.2 对已达到保管期限,确无保存价值的业务档案,应登记造册,经本单位档案工作领导小组或分管负责人审查批准后予以销毁。
10.3 对已达到保管期限但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。
10.4 对已达到保管期限,经鉴定需要继续保存的业务档案应重新划定保管期限,经本单位档案鉴定小组或分管负责人审查批准后续存。
10.5 商业银行销毁业务档案时,单位档案部门负责组织业务档案销毁工作,并与单位业务部门共同派员监销。销毁人员及监销人员应在销毁清册上签字,严格防止业务档案遗失和泄密。销毁清册和鉴定报告应归档并永久保存备查。电子业务档案的销毁还应符合国家有关电子管理档案的规定。
10.6 商业银行发生资产与产权变动的,应明确分管负责人和相关部门职责,将业务档案处置工作纳入资产与产权变动工作业务流程,做到与资产和产权变动工作同步推进,业务档案处置工作未完成,资产与产权变动工作不得结束,资产与产权变动协调机构不得解散;应主动、及时向相应的档案业务监督指导单位汇报有关情况,有序开展业务档案处置工作,具体要求按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》执行。

11 业务电子文件归档与电子档案管理


11.1 商业银行应按照GB/T 18894和DA/T 70的要求,做好业务电子文件归档和业务电子档案的管理工作。
11.2 来源可靠、程序规范、要素合规的业务电子档案可仅以电子形式保存。业务档案同时存在纸质和电子两种载体时,应在内容、相关说明及描述上保持纸质档案与电子档案之间的有机联系。
11.3 商业银行应明确业务电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。
11.4 商业银行应为业务电子档案及其元数据的安全存储,配置与业务电子档案管理系统相适应的在线存储设备。
11.5 业务系统应具备电子文件归档功能或接口,能支持按要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。其功能包括但不限于:内置相应业务电子档案分类方案、归档范围与保管期限表等工具;支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据;能按内置规则自动命名、存储业务电子文件及其组件,保持业务电子文件内在的有机联系,建立业务电子文件与业务元数据之间的关联关系;能按标准生成业务电子文件及其元数据归档数据包,或向归档接口推送业务电子文件及其元数据; 能对已收集、积累的业务电子文件的所有操作进行跟踪、审计等,其具体要求按照GB/T 18894等相关规定执行。
11.6 业务电子档案管理系统,应满足档案接收、管理、存储、利用、鉴定处置等全流程业务功能,其功能包括但不限于:业务电子档案管理配置功能,如业务档案分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等;业务电子档案管理功能,如业务电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等;安全管理功能,如身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等;系统管理功能,如系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等;业务纸质档案管理功能,如对业务电子档案和业务纸质档案的同步编目、排序、编制档号等;业务纸质档案数字化以及业务纸质档案数字副本管理功能等,其具体要求按照 GB/T 18894等相关规定执行。
11.7 需通过业务系统开展电子档案管理活动时,业务系统应同时具备电子文件归档和电子档案管理功能。
11.8 商业银行应统筹制定电子档案备份方案和策略,对业务电子档案、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等进行备份管理。
11.9 商业银行应定期对业务电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测,形成检测报告。
11.10 设备环境更新时,业务电子档案形成部门(业务部门)应及时通知档案部门,确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,形成部门(业务部门)或信息技术部门应将其及时迁移、转换,并将迁移、转换后的电子档案向档案部门移交。
11.11 应销毁业务电子档案应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除,电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被销毁业务电子档案的元数据移入销毁数据库。
11.12 应销毁业务电子档案的离线存储介质,应对其实施破坏性销毁。实施销毁前,应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。


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