档案数字化的管理流程

2023-09-28 14:31:45 融安特 376

当前,档案数字化是一项重要的集中托管业务。各数字档案代管机构提供一系列的数字化加工服务,包括排序整理、格式转换、数据录入、文件扫描、数字图像保证计划、个性化服务等,今天小编主要就是带大家了解档案数字化的管理流程。

  1.档案数字化管理流程

  (1)开展档案数字化工作需求调研

  在具体开展档案数字化之前,先对此项工作的实际需求展开调研,包括调查档案馆(室)藏的数量、质量,现有管理和服务状况;归纳国内外同类机构的经验教训;分析档案数字化工作的效益;研究档案数字化工作的可行性和必要性;明确档案数字化的工作目标,以及为达成目标所需资金、人员、时间、制度等条件;对档案数字化工作提出相关建议等。可聘请第三方机构或人员参与需求调研,最终需形成调研报告。

  (2)制订档案数字化工作计划

  应在调查研究的基础上制订档案数字化工作计划,明确档案数字化工作的目标、工作内容、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、经费预算、招投标事宜等。制订科学合理的工作计划,有助于合理安排各项资源,监督、检查工作质量和工作进度,保证档案数字化的合法化和标准化,并获得较高的投资回报。

  (3)组建工作队伍,配备相关条件

  档案数字化工作的组织形式主要包括以下几种:

  外包式。即通过签订合同的方式由档案馆以外的人员(通常来自数字化专业公司)承担档案数字化工作。采用这种组织方式,一方面较少占用馆(室)内部的人力资源,不影响其他日常工作的开展;另一方面通过购买社会专业化服务,可以提高工作效率,节约成本。外包式是档案数字化工作常用的组织模式,需要注意的是从事档案数字化业务的公司般缺乏档案专家和长期从事档案专业工作的技术队伍,存在工作质量不符合档案管理要求的风险,需要在合同中明确质量要求和验收标准,并施以必要的监督和指导。

  自建式。即成立专门从事档案数字化工作的工作机构,或从相关处室抽出有关人员组成临时小组,前者适合长期性的档案数字化工作,后者适合工作量集中、任务急、为时短的档案数字化项目。档案人员熟悉档案业务,可有效保证数字化成果的质量,但可能造成档案馆(室)人手紧张,影响日常工作。

  内外组合式。即由档案馆(室)工作人员和社会上招聘的人员共同组成档案数字化队伍。这种组织方式综合了外包式和自建式的优点,数字化成果质量和工作效率高,也有利于通过实践锻炼培养技术骨干。

  队伍组建完毕之后,需要为之配备一定的工作条件,包括场所、资金、时间等。应明确和制定相关的规章制度,如档案数字化加工操作规程、档案机读目录格式等,以保证档案数字化的科学性和规范化。必要时还应对有关人员进行培训,使其更全面清楚地了解档案数字化的方法和要求。

  (4)监控档案数字化工作的开展

  在具体开展档案数字化预处理、加工、处理、组织、存储、服务、维护的业务流程中,有关责任方要按照工作计划开展必要的监督和检查,及时发现问题,并予以纠正和调整。

  (5)评估数字化工作成果

  在档案数字化业务告一段落之后,应组织相关力量,采取科学的评估方法对数字化工作成果进行评估,内容涉及数字化资源的利用率、易用性、保存情况等多个方面。评估人员可能来自档案馆(室)内部、第三方机构,也可以是两者的结合。评估结果是改进后续档案数字化工作的依据,也可为档案部门争取更多数字化方面的投入提供必要的支持。

  2.企业如何加强档案管理、数字化管理

  (1)文书处理以及归档开展数字化管理

  档案工作最基础的内容是文书工作,而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此,为了满足新时期档案管理工作的需要,应用计算机能够完成文件登记工作,并按照批办次序在局域网范围内依次传阅,并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件,催办程序会向承办人发出相关信息,提醒其要及时进行文件阅读,在完成对文件的处理后进行预立卷整理,减轻档案管理人员的工作压力。

  (2)加快系统工程建设

  档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容,这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管,系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描,并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份,避免出现资料丢失问题。

  (3)构建信息技术支撑系统

  系统要具备平滑升级能力

  信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接,从而为系统高性能提供重要保证。此外,通过扩展模块应用,可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性,实现在线扩容的同时具备保护功能。

  系统要具备良好的可靠性

  信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等,在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计,避免存在单点故障,从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外,就磁盘阵列而言,需要运用各类PAID保护级别,满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格,需要硬件支持热插拔,从而为系统应用的连续性提供重要保证。

  (3)提升档案管理人员的综合素质

  档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者,其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此,有必要加强对档案管理人员的培训力度,提高档案管理人员的计算机操作水平,使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外,在全新发展时期下,作为一名档案管理人员,有必要不断提高自身素质,学习各种技能技巧,做好档案资料保密工作,为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,档案管理人员要提高自身安全意识,做好档案资料的保存工作,从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。

  (4)加大设备引进与更新投入

  设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,要加大设备投入,积极引进现代化设备,及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外,在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验,注重资源转换与共享,建立健全数字化档案管理体系,从而提高档案利用率。


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