如何做好建设项目文件的组卷工作

2021-12-03 10:29:47 兰台之家 367

建设项目文件在完成积累后,要进行系统整理,才能进行归档。项目文件的系统整理是指按照一定的整理原则和方法,遵循项目文件形成的规律和成套性的特点,对存在一定有机联系、价值相同或相近的项目文件进行组合,形成一组文件的集合体,这种文件集合体称为案卷。将项目文件按照其形成规律和有机联系组成案卷的过程,称为组卷。


项目文件的组卷原则


项目文件的组卷应考虑项目文件的成套性及内在联系性,即按文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,科学分类,合理组卷。可按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》及各行业工程技术施工、验收评定规范及档案管理相关规范的要求,对项目文件进行分类、整理、组卷。
组卷应考虑卷内文件的独立完整性,即确保卷内文件内容应相对独立完整,根据卷内文件的性质、特点、内容和文件数量组成一卷或多卷。独立成册、成套的项目文件,应保持其原貌,不宜拆散重新组卷。

组卷应考虑项目文件的完整性。项目文件收集完整是项目档案工作基本要求,即将反映同一主题、具有内在关联的项目文件收集齐全并合理组卷。


项目文件的组卷要求


项目文件组卷的主体单位应为项目文件的形成单位,即项目文件形成单位按照档案管理要求,对项目文件进行分类、整理、组卷。
项目文件组卷前,应收集齐全、完整,签章手续完备,其载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。

组卷时还要特别注意:(1)案卷内不应存在重复文件,文件附件共用时,应在备考表中注明。(2)不同保管期限文件组成一卷时,案卷保管期限实行从长原则。(3)不同载体形式文件应分别组卷。


项目文件的组卷方法


由于项目文件性质、内容、形成阶段以及形成单位不同,组卷的方法也存在相应差别。在遵循组卷原则的基础上,针对各行业特点,合理组卷,确保满足便于保管和提供利用的需要。

一是项目前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件,一般按阶段、问题、来源组卷。二是设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷,设计更改文件应按专业(单位工程)、时间组卷。三是施工文件一般按单位工程组卷。四是调试文件一般按调试阶段、专业、系统组卷。五是质量监督文件一般按阶段、节点、专业组卷。六是监理文件一般按文种、专业(标段)、时间等特征组卷。七是原材料质量证明文件一般分专业按材料种类、型号组卷。八是设备文件一般按设备成套性特点,分专业、系统按台套组卷。


组卷常见问题及解决方法


1 前期文件


在前期文件组卷过程中,经常会遇到同一问题涉及的内容较多,一个案卷无法将所有内容包括进去的情况,如可行性研究、初步设计文件等,涉及审查意见、报告、说明、图纸等较多内容。此类文件的组卷应根据文件形成的自然规律,在保持内容相对独立完整的情况下分别组卷。同时,所组的同一主题内容的案卷应按照文件形成的时间顺序排列,以保持案卷之间及案卷内文件之间的有机联系。


2 施工文件


一般按照单位工程,结合工序,并根据施工文件内容的多少组成一卷或多卷。但在实际建设中,有时建设单位在项目划分时,会将一个单位工程分别承包给几个施工单位。
例如,一个单位工程的不同的若干分部工程分别承包给不同的施工单位,针对这种情况的组卷,应遵循谁承包、谁整理的原则,由各施工单位分别对各自承建部分的施工文件整理组卷,在整个单位工程竣工后,按照单位工程项目划分的先后顺序,将各施工单位形成的案卷进行排列,形成一套完整的单位工程案卷。

施工文件在组卷过程中,会常出现未按施工工序组卷而按文种组卷的问题,割裂了文件之间有机联系,如混凝土施工记录、检验报告等,应按照施工部位及施工工序组卷,以确保形成案卷的质量及方便提供利用。


3 调试文件

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▲建设中的白鹤滩水电站


一般按照阶段、专业(系统)整理组卷,即将同一阶段的调试文件按照系统性、成套性的原则组卷。但在实际组卷中,常出现不分阶段而按文种组卷的问题。例如,将各调试阶段的调试方案、措施等组为一卷,各调试阶段的调试记录、报告等组为一卷的错误组卷方法,必须注意克服。
以水电建设项目为例,调试项目一般包括设备单体调试及充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验等各阶段调试以及72小时满负荷整套试运,后续还有涉网试验、性能试验等。

组卷时,应区分阶段进行系统组卷:单体调试文件一般由安装单位组在施工文件案卷中;充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验及整套启动调试文件,由调试单位按照阶段将调试方案、措施、调试记录及报告等整理组卷;性能试验是在机组考核期对效率、振动等技术指标所做的试验项目,所形成的性能试验方案、报告等文件由试验单位按照试验项目整理组卷。


4 质量监督文件


一般按照阶段、专业整理组卷。质量监督文件是由质量监督机构形成的文件,按照各行业监督检查规范所规定的质量监督阶段(节点)组卷。在实际操作时,经常出现将各专业、各阶段(节点)的同一类文件组为一卷的错误组卷方法,不是将各阶段(节点)监督检查报告、整改闭环文件等按照文种分别组卷,而是应该将一个阶段(节点)的全部文件组在同一卷,即监督检查报告、申请、各单位汇报材料、整改闭环文件等同一阶段(节点)所有文件组为一卷。


5 监理文件


应按文种、专业、时间等特征组卷。监理文件分为监理策划文件、监理记录文件、监理会议及报表、监理审查文件等。监理大纲、规划、实施细则等监理策划性文件按照文种组卷;监理日志、旁站记录等记录性文件按照专业组卷,其中监理日志按照专业,结合记录人及记录时间等组卷,监理旁站记录按照专业,结合旁站点设置的顺序或时间顺序组卷;监理会议及报表类文件按照时间顺序组卷;关于质量、进度、安全、资金等监理审查文件应由报验的施工单位整理组卷,以确保项目文件的完整性、成套性。


6 原材料质量证明文件


原材料质量证明文件应分专业按材料种类、型号组卷。对于承建范围涉及多个单位工程的施工单位,参照各行业档案管理规范,将同专业、同品种或同一类型材料的出厂质量合格证明文件、试验报告、进场报验文件、复试报告、试验委托单、见证取样文件等按照各行业档案的分类集中组卷。当然,在实际施工过程中,注意原材料要分品种、材料种类进行报审,以免组卷时不易分开;对于只承建一个单位工程的施工单位,为保证单位工程施工文件的完整性和成套性,可将原材料全套文件按照单位工程组卷。
在项目文件组卷过程中,要注意文件的闭合性,如设计变更通知单要与执行反馈单、监理通知单与回复单、质量监督检查报告与整改闭环单、设备缺陷通知单与处理报验单等存在闭环文件,通知类及回复类文件应一一对应组卷,不能分别组卷,应确保二者有机联系。

在建设项目档案管理中,档案整理工作的好坏是提高工程管理及后续生产运营工作效率、提高档案利用率的关键,而在档案整理中,档案的组卷环节又是重中之重。因此,掌握项目档案的组卷原则、方法、要求及克服实际组卷过程中常出现的问题,是做好项目文件组卷工作的基础,项目档案管理人员有责任做好项目档案的组卷工作,使项目档案为今后的生产运营工作发挥更大作用。


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