解读丨归档文件整理规则 ,关于文件材料的收集

2019-10-17 15:56:27 兰台之家

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本期内容,基于档案行业标准(DA/T 22—2015)《归档文件整理规则》

为了便于管理和提供利用,维护历史文化财富的完整和安全,国家规定一个单位形成的归档文件实行集中统一管理,即归档文件按照年度统一整理归档,由本单位集中管理,其中有长久保存价值的移交给档案馆保存。

一、收集要求

文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。

齐全完整,是指收集归档的文件材料能够全面地、系统地反映本单位的工作面貌,通过立档单位的全部档案,能够完整地记录该单位的工作历史;

真实可靠,是指收集归档的文件是本单位工作中的原始记录材料,能够真实地记录本单位的工作历史,有效维护各方面的合法权益;

及时有效,是指能够按照统一的时间规定,将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整理和及时归档。

对机关来说,做好文件材料的收集工作至关重要。收集不齐全、不及时都会给归档整理、档案利用等后续工作带来根本性影响。比如,围绕一项工作形成的文件材料收集不齐全,那么归档整理的档案就不完整,反映这项工作开始、发展、结束过程的档案就不系统,难以反映整个工作的全貌和基本脉络,档案利用也难以得到真实、准确、可靠的结果。收集不及时则容易形成零散文件,要把零散文件归到已整理好的档案中,需要重新编制档号、调整归档文件目录,甚至还可能割裂文件之间的关系,影响归档文件整理质量和利用。

进行文件材料的收集,一要尊重全宗原则。一个机关形成的档案,具有内在的联系,是一个有机整体,应作为一个全宗完整保存起来。保持全宗的不可分散,是档案管理的一条基本原则。只有从收集工作开始就坚持全宗不可分散,才能从根本上保障归档文件的齐全完整,为后续工作环节的开展创造条件。因此,在收集文件材料时,首先要将一个立档单位的全部归档文件作为一个全宗集中保存,保持归档文件内容的完整性和连续性。

二要严格执行机关文件材料归档范围的规定,依照本单位文件材料归档范围开展归档文件收集工作,具体落实相关部门、岗位的归档责任。

三要遵循文件生命周期规律,遵从文书处理特别是文件归档制度要求,确定适当的归档策略。文件材料的收集工作必须掌握应收集的文件材料分布、运转和管理情况,既要及时收集,避免散失,又要防止把尚未办理完毕的文件材料过早地集中起来。纸质归档文件的收集,原则上应在形成次年初完成,对已经办结的文件,亦可随办随归;电子文件一般随办随归,及时整理归档。

四是要严格遵循相关标准或规范,确保归档文件材料的标准化。要依照国家、地方或专业主管机关制定的相关标准或规范。

二、收集方法各单位做好文件材料的收集工作,除认真执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)等有关规章制度外,还应结合本单位的情况,制定更具体、更完善的收集归档制度,使收集范围合规可行,归档方法和要求明确,便于遵照执行。要将机关的收集归档工作纳人文书、业务部门的职责范围,从组织上保证文件材料的收集工作。另外,要制定归档文件鉴定制度,保证严格按照鉴定原则和档案保管期限规定,审慎负责地鉴定文件材料,避免因鉴定失误造成文件材料未归、错归。

1.明确归档文件材料的收集范围国家档案局令第8号规定,机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。这一定义涵盖了不同形式和不同种类的文件材料。不仅包括文书材料,也包括了非文书材料,比如人事、会计、科技、专业等材料;不仅包括了纸质文件材料,也包括非纸质文件材料,比如照片、录音、录像等;不仅包括传统载体形式,还包括新型载体形式,比如电子文件等。所谓收集齐全完整,体现在两个层面上,一是机关各门类、各种载体文件材料收集齐全完整,既要重视机关文书类文件材料的收集,同时也应重视其他门类文件材料的收集,既要重视纸质载体文件的收集,也要重视特殊载体文件的收集;二是将各类文件材料的组成要件收集齐全完整,件归档文件可能由多个件内文件组成,收集时不能漏掉一份件内文件,否则就不能全面反映工作的历史真实面貌,产生归档不齐全的问题。

2.建立、完善收集归档工作机制

一是做好平时文件材料的收集积累工作。要遵循“谁主办、谁归档,谁承办、谁归档”的原则。文件办理完毕后,应及时收集归档,不应留在主办、承办人手中。收集工作应体现“随办随归”的指导思想,特别是在办公自动化的条件下,一部分办理完毕的文件有条件实现即时归档。这一做法既能够实现文书处理、业务工作与文件归档工作的有序衔接,提高工作效率,又有助于对归档文件实行集中统一管理,防止文件散失。

二是做好年终集中归档工作。除做好平时收集外,在年度结束后应开展系统的清理核实工作,对应归档的文件进行全面的检查梳理,防止积存和散失。年终集中检查梳理归档文件可采取以下方法:依据本机关文件材料归档范围和收发文簿进行对照检查,查找漏归文件;对本年度机关工作的重要业务工作和基础管理工作进行梳理,组织承办部门开展文件的收集工作;对本机关临时工作进行梳理,将具有保存价值的文件纳人归档范围。

三是做好归档文件收集归档的监督指导。在实践中,承担归档任务的文书和业务部门工作人员大多数是兼职档案人员,往往缺乏系统的档案专业知识和长期工作经验积累,同时也难以占用太多精力开展归档工作。因此,机关档案部门要对各部门兼职档案人员开展有针对性的业务监督指导,使其明确收集归档责任和任务,熟悉工作标准和要求,具备完成工作的业务技能。

四是建立收集归档工作奖惩制度。档案部门要对各工作部门的收集归档工作进行检查,对归档不全的部门要责成整改,对不按规定时间完成收集归档任务的部门进行通报,对收集归档工作做得好的部门要给予表彰,营造收集归档工作的良好氛围。

3.把握好十类文件材料的收集工作

(1)“红头文件",如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等;

(2)“白头文件”,如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等;

(3)公布性文件,如公告、通告、布告等;

(4)内部使用文件,如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等;

(5)记载性文件,如大事记、工作日志、组织沿革等;

(6)报道性文件;

(7)契约性文件,如协议、合同、意向书等;

(8)证明性文件,如介绍信存根、组织关系存根等;

(9)照片、音像、实物;

(10)电子文件,包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类电子文件等。


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