贯彻《实施条例》推进企业档案工作高质量发展

2024-07-04 11:46:48 中国档案报 359

作为《中华人民共和国档案法》配套的重要行政法规,《中华人民共和国档案法实施条例》的颁布对于全面推进档案事业现代化和高质量发展意义重大。企业档案工作是我国档案事业的重要组成部分,《实施条例》进一步细化、补充和完善档案法相关规定,强化企业档案形成主体责任,对促进我国企业档案工作高质量发展具有重要意义。企业应当抓住《实施条例》颁布的有利契机,围绕战略发展目标,不断推进档案工作创新发展。

  一、着力健全企业档案工作体制机制

  体制机制是有效开展档案工作的重要基础,也是企业档案治理体系建设的核心内容。《实施条例》对企业档案工作机构设置、管理职责和工作责任制等方面作出明确规定,是促进企业档案治理体系和治理能力现代化的重要保障。

  要强化党对档案工作的领导。坚持和加强党对档案工作的领导是档案事业实现高质量发展的根本保证。档案法旗帜鲜明地把坚持中国共产党对档案工作的领导写入法律。《实施条例》第三条规定,档案工作应当坚持和加强党的领导,全面贯彻党的路线方针政策和决策部署,健全党领导档案工作的体制机制,把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。企业应加强对档案工作的组织领导,建立健全档案工作责任制,将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。一些企业健全党领导档案工作的制度机制,明确由党委(党组)领导分管档案工作,党委(党组)办公室归口管理档案工作,有力保障了企业档案工作的有效开展。

  要健全档案工作机构。健全的档案工作机构是开展档案工作的重要组织保障。《实施条例》第十四条规定,企业应当确定档案机构或者档案工作人员,建立健全本单位档案工作制度规范,指导本单位相关材料的形成、积累、整理和归档,统一管理本单位的档案,监督、指导所属单位的档案工作。在执行中,企业应当根据规模和管理模式设置档案部门(机构)或者确定负责档案工作的部门(机构),配备与企业规模相适应的专职档案工作人员,满足档案保管利用和业务监督指导的需要。中央企业、地方国有大型企业应当在总部设立负责档案工作的职能部门。具备条件的企业可以根据需要按照规定设立档案馆。企业档案部门的职责应当符合《企业档案管理规定》要求。在企业改革中,一些企业出现档案管理部门层级下沉、人员大幅减少、管理力度削弱等现象,造成档案保管利用和业务监督指导职能难以有效履行,不利于档案工作的依法开展,应当引起高度重视。

  要落实档案工作责任制。档案工作是企业全员参与的一项综合性管理工作,建立档案工作责任制是保障档案工作开展的重要前提。《实施条例》第十八条明确规定,企业应当建立档案工作责任制,确定档案工作组织结构、职责分工,落实档案工作领导责任、管理责任、执行责任,健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度,明确档案管理、档案基础设施建设、档案信息化等工作要求。这一规定明晰了档案工作责任制的主体、内容和工作要求,特别是规定单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责,进一步压实主体责任,为档案工作的有效开展提供了重要保障。企业应当落实好这一条款,特别是明确企业管理层、档案管理部门、各职能部门(项目)的管理责任,健全档案管理部门与各职能部门协同管理机制,落实“三纳入”“四参加”“四同步”(“三纳入”指企业应当将档案工作纳入企业整体规划、纳入领导议事日程、纳入岗位责任制。“四参加”指企业档案部门或档案工作人员应当参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动,对文件材料的形成、收集、整理与归档进行指导。“四同步”又称“四同时”,指企业下达项目计划任务应当同时提出项目文件材料的归档要求,检查项目计划进度应当同时检查项目文件材料积累情况,验收、鉴定项目成果应当同时验收、鉴定项目文件材料归档情况,项目总结应当同时做好文件材料归档交接。)等要求,提升企业档案治理现代化水平。

  二、着力加强企业档案资源体系建设

  加强企业档案资源体系建设是企业档案工作的第一要务,是企业档案工作发展的重要基础。企业档案作为企业研发、生产、经营、管理等各项活动的原始记录,是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,事关党和国家核心利益,事关企业生存发展,事关职工切身利益和社会稳定。《实施条例》强化了企业档案统一管理、归档范围和档案保管期限审核的制度设计,是加强企业档案资源体系建设的关键举措。

  加强企业档案的集中统一管理。维护档案的完整与安全是档案工作的基本原则。《实施条例》第十九条规定,应当归档的材料由企业内设机构收集齐全、规范整理,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。这一条款明确了企业内设机构的归档责任,体现了集中统一的管理要求。企业应当按照规定开展重大建设、科研、产品(业务)等项目档案验收,加大重特大事件、重大活动档案的管理力度。对于集团型企业来说,应以企业资产关系为纽带,对档案工作实行统一领导、统一管理、统一标准。

  明确归档范围和档案保管期限。归档范围是否完备直接决定了档案的完整程度,保管期限是否准确直接决定了档案的保存时间。《实施条例》第十九条规定,国有企业应当明确本单位的归档范围和档案保管期限,经同级档案主管部门审核同意后施行。单位内设机构或者工作职能发生重大变化时,应当及时调整归档范围和档案保管期限,经重新审核同意后施行。国有企业要负责所属单位归档范围和档案保管期限的审核。实施过程中,企业应当按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及其他相关行业规定,确定归档范围和保管期限,制定统一的分类方案,做好各类档案的整理工作,确保企业档案归集完整、分类准确。

  规范档案鉴定处置工作。档案鉴定处置是优化馆藏结构的重要环节,关系着档案的存毁,应当谨慎对待。《实施条例》第二十四条规定,企业应当定期对本单位保管的保管期限届满的档案进行鉴定,形成鉴定工作报告。经鉴定仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案,要严格按照《企业档案管理规定》程序办理。企业发生资产与产权变动的,要按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》开展档案处置工作。

  三、着力筑牢企业档案安全防线

  档案安全是档案工作的底线红线。《实施条例》贯彻总体国家安全观,坚持高质量发展和高水平安全良性互动,进一步强化档案安全条款的整体性设计,为企业档案安全管理指明了方向。

  要夯实档案馆库安全。馆库安全是实体安全的前提和保障。企业应当落实《实施条例》第二十二条要求,建立健全科学的管理制度和查阅利用规范,制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案。配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房,配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。根据档案的不同等级,采取有效措施加以保护和管理。根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的设施设备。

  要夯实数字档案安全。随着增量电子化和存量数字化策略的加速推进,数字档案日益成为主要管理对象,其安全问题也日益突出。企业应当落实《实施条例》第四十条、第四十一条、第四十二条要求,对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检测,并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。对重要电子档案进行异地备份保管,应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质,定期检测载体的完好程度和数据的可读性。稳步推进传统载体档案数字化工作,企业可参照《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》《实物档案数字化规范》等标准,保证数字化成果的质量和安全。

  要确保档案外包安全。我国档案服务外包行业还处于逐步规范阶段,《实施条例》第二十八条对档案法第二十四条进一步细化,明确了受委托的档案服务企业条件。企业在委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务时,应当按照合法、安全、可控的原则,选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方,签订委托协议,约定服务范围、质量和技术标准等内容,并强化对受托方事前、事中、事后全过程管理,保证服务质量,确保档案安全。以数字化外包为例,要从严把握外包范围,按照《档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务》等要求对数字化服务机构和人员、数字化场所、数字化加工设备等加强安全管理,避免档案数据在数字化及后期管理过程中失泄密或者不当扩散。

  要确保档案出境安全。在国家安全的内涵外延、时空领域、内外因素发生新变化的时代背景下,企业要应高度重视档案出境安全,落实《实施条例》第二十七条要求,确需出境的,应当报档案主管部门审查批准,涉及数据出境的,应当符合国家数据出境的规定。对于国际化经营企业,应当落实《企业境外档案管理办法》关于档案保管、运回、数字化等要求,定期开展档案安全应急演练,不断提高化解风险、防范事故和应急处置的能力,确保境外档案安全。

  四、着力强化企业档案信息化建设

  信息化是驱动引领企业档案工作高质量发展的重要引擎。《实施条例》与档案法相呼应,设立“档案信息化建设”专章,共7个条款,凸显了档案信息化建设的重要意义。专章内容涵盖企业职责、规划、电子档案管理信息系统建设、电子档案基本要求、电子档案管理和移交、电子档案备份、传统载体档案数字化、档案数字资源共享利用等各方面,进一步完善和细化了信息化建设的规定。

  要将档案信息化纳入企业信息化规划。档案信息化是对企业信息化的促进和完善,应与企业信息化同步推进。实践中,一些单位没有将档案信息化纳入单位信息化规划,导致档案信息化缺乏必要的基础设施、人力资源等方面的保障。一些业务系统没有考虑归档功能,造成电子档案失管、失控。《实施条例》第三十八条规定,企业应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划,加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设,并与电子档案管理信息系统相互衔接,实现对电子档案的全过程管理。这一规定明确了企业档案信息化建设职责,充分体现了电子档案前端控制和全程管理的原则,为做好业务系统电子文件归档和电子档案管理提供了有力依据。

  要做好电子档案管理信息系统建设。电子档案管理信息系统是对电子档案和其他数字档案资源进行收集、保管、利用的必要系统平台。电子档案的真实、完整、可用和安全在很大程度上取决于电子档案管理信息系统功能的完备性及运行维护的有效性。《实施条例》第三十八条还规定,企业应当积极推进电子档案管理信息系统建设,第四十三条鼓励有条件的企业开展数字档案室建设,提升本单位的档案信息化水平。随着信息技术的迅猛发展,建设数字档案馆(室)已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。企业应按照《企业数字档案馆(室)建设指南》要求,积极推进数字档案馆(室)建设,加强大数据、人工智能等新一代信息技术的应用,推动数字档案馆(室)建设优化升级。另外,近年来,国家档案局组织开展了多批企业电子文件归档和电子档案管理试点、建设项目电子文件归档和电子档案管理试点、企业集团数字档案馆(室)建设试点,企业可积极借鉴标杆单位的典型做法。

  要大力推进电子文件归档和电子档案管理。档案法规定电子档案与传统载体档案具有同等效力,明确了电子档案的法律地位和凭证作用。《实施条例》第三十九条规定企业应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规,特别是对电子档案基本条件进行了进一步明确。来源可靠指的是形成者、形成活动、形成时间可确认,形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。程序规范指的是全过程管理符合有关规定,并准确记录、可追溯。要素合规指的是内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。

  《实施条例》第四十条对企业移交电子档案进行明确,强化了电子档案真实性、完整性、可用性和安全性检测要求。在实施时,企业可参照《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子会计档案管理规范》《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》等标准规范推进相关业务领域电子文件归档和电子档案管理

  此外,《实施条例》第四十二条还提出,国家鼓励有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作,加强档案资源深度挖掘和开发利用。第四十四条提出促进全国档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。这些要求体现了档案信息化的价值导向和发展方向,同样适用于企业。企业应当积极落实,助推企业档案工作数字化转型、智能化发展。

  《实施条例》为推进企业档案工作依法治理提供了有力保障,更为企业档案工作高质量发展注入新的动能。要紧紧抓住贯彻《实施条例》的契机,结合档案法及《企业档案管理规定》和其他相关政策法规,确保各项制度规定落到实处,不断强化“四个体系”建设,努力开创新时代企业档案工作新局面。

  原载于《中国档案报》2024年6月24日 总第4153期 第一版


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