贯彻《实施条例》推动档案数字资源共享利用

2024-07-04 17:04:02 河南省档案馆 李宝玲 郭立鑫 358

  从今年3月1日开始施行的《中华人民共和国档案法实施条例》,内容上由原来实施办法的6章30条扩展至8章52条,是对档案法的系统阐释和解读,更具约束力和执行力。新增的档案信息化建设专章,总结信息化建设实践经验,适应信息技术背景下电子档案管理需要,对系统建设、合法要件、移交接收、四性检测、灾备策略、长期保存、传统载体档案数字化、数据化等数字资源建设作出具体规定,更具指导性、可操作性,为数字资源共享利用提供了法律支撑,对推进新时代档案事业走向依法治理、走向开放、走向现代化,必将产生重大而深远的影响,要全面、系统、准确理解数字资源共享利用要求。

  一、准确理解《实施条例》对数字资源共享利用的要求

  “两个服务”是数字资源共享利用的根本指南。2021年7月6日,习近平总书记对档案工作作出重要批示,要求做到“四个好”“两个服务”,发挥档案工作存史资政育人作用。建设好覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系,是档案工作的重要任务。《实施条例》在档案机构及其职责、档案的利用与公布、档案信息化建设不同章节,规定了各级国家档案馆在数字资源共享利用中的责任、权利与义务。比如,建立馆藏档案开放审核协同机制,分期分批向社会开放档案,并同时公布开放档案的目录。依法向社会开放档案,并采取各种形式研究、开发档案资源,为各方面利用档案资源提供服务。开展宣传教育,发挥爱国主义教育和历史文化教育功能。开展馆藏档案的开发利用和公布,促进档案文献出版物、档案文化创意产品等的提供和传播。提升档案信息共享服务水平,促进全国档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。这些规定,相互联系、互为基础,构成档案利用体系,充分体现了档案工作“两个服务”的价值导向和服务宗旨。

  档案数字资源是共享利用的前提基础,是指以数字形式获取、存储、利用、发布的档案资源,包括传统载体档案的数字化副本和办公自动化系统、业务系统生成并归档的电子档案。档案数字资源共享利用与传统载体档案利用相比,具有资源数字化、利用平台化、传输网络化、共享便捷化等特点,是档案利用服务数字化转型新趋向。数量充足、内容丰富、结构合理、形式多样的档案数字资源,是共享利用的前提和基础。大力推进“增量电子化”,依法接收来源可靠、程序规范、要素合规电子档案,做到“应收尽收”,继续开展传统载体档案数字化,逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系,鼓励有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作,加强档案资源深度挖掘和开发利用,为丰富档案数字资源提供保障。

  档案信息化是档案数字资源共享利用的技术支撑。档案信息化建设是推进档案事业高质量发展,实现档案治理体系和治理能力现代化的基础工程和系统工程。《实施条例》设档案信息化专章,系统阐述了档案信息化建设的框架、任务、内容,落脚到档案数字资源共享利用的目标要求。档案数字资源共享利用需要各级档案主管部门、档案馆以及机关、团体、企事业单位和其他组织形成合力,提高数字资源管理意识、共享意识,建立数字资源共享利用机制、完善数据共享标准,加快新一代信息技术应用,构建满足数字资源共享利用的网络平台、管理系统、安全体系,持续推进数字档案馆(室)建设,持续实施“存量数字化、增量电子化”,为数字资源共享利用提供技术支撑。

  二、推进数字资源共享利用实践落地见效

  20世纪80年代以来,国家档案局加强宏观指导,不断加强档案数字资源共享利用工作,制定《档案著录规则》《档案主题词表》和明清档案、民国档案、革命历史档案著录细则,指导各级档案馆建立目录数据库,在全国层面推动明清档案目录中心、民国档案目录中心和革命历史档案目录中心建设。搭建全国开放档案共享平台,鼓励各级综合档案馆共享开放档案数据。出台《国家档案馆档案开放办法》,推进档案开放进程。全国档案查询利用服务平台2022年正式上线,接入近1200家档案馆,纳入全国一体化政务服务体系。部分地区出台了资源共享管理办法和数据交换标准,建立了区域性档案数字资源共享利用平台,如河南省档案馆《河南省档案馆档案数字资源共享管理暂行办法》《文书档案目录数据结构与交换格式》,共享了全省开放档案目录45万条等。全国首个跨省域档案查询利用平台——长三角民生档案跨区域一体化在线查档平台正式上线,实现了沪苏浙皖三省一市民生档案查档平台的互联互通,数字资源共享利用时机成熟。但数字资源共享利用长效机制还未形成,共享利用数量不足效率不高、共享数据标准不统一、开放审核相对滞后、平台查询被动式服务等问题依然存在,必须以高度的政治自觉和法治自觉,认真贯彻《实施条例》,推进数字资源共享利用工作。

  建立健全共享利用机制和标准体系。制定全国或区域性档案数字资源共享管理办法,压实主体责任,明确共享目录数据、全文数据,推进资源归集,推动档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用。以需求为导向,补充完善档案数据共享利用标准规范,形成一套“管用、实用、好用、通用”的标准规范体系。

  夯实共享利用基础。加强档案数字资源供给,建立开放审核协同机制,推进人工智能技术辅助开放审核,推进档案开放鉴定进程,依法向社会开放档案数字资源,满足社会各方面共享利用需求。提升档案数字资源质量,加强馆藏档案目录数据和全文数据规范化建设,开展全文OCR识别、图片和音视频档案识别,推动档案数字资源从数字化向数据化、知识化转变,更好地服务政府决策、学术研究、科技创新及社会民生。加大人才培养力度,建立能够支撑档案资源数字转型的跨学科人才队伍,提高档案数据治理能力,推动档案数字资源共享利用向纵深发展。

  构建共享服务新生态。主动融入各级数字政府发展战略,发挥全国一体化政务服务平台“一网通办”枢纽作用,建立全国档案共享利用服务平台,汇聚开放档案数据,加强与政务数据、公共数据和社会数据的互联互通,打破区域、行业信息壁垒,消除数据孤岛,推动共建共享。统筹建立全国专题档案数字资源共享平台,充分利用已有的明清、民国、革命历史档案目录数据库和各地正在建设的脱贫攻坚、疫情防控、乡村振兴等专题资源库,以及重大专题档案开发成果,促进专题档案数字资源共享利用。拓宽利用服务渠道,用好全国和区域档案利用服务平台,借助“北京通”“豫事办”“浙里办”等各地掌上政务服务平台,开展“异地查档、跨馆出证”等服务,让数据多跑路、群众少跑腿。探索微信、微博、抖音等新媒体利用服务方式,挖掘服务潜力,扩大共享服务覆盖面。推动服务转型升级,充分应用大数据、云计算、人工智能等新技术,挖掘档案数字资源价值,搭建线上专题知识库,举办数字展览,建立专题网站,拍摄专题纪录片、微视频等,主动推送档案数字资源和档案知识。

  加强共享利用安全管理。档案法及其《实施条例》突出了数据安全的核心地位,对网络安全、系统安全、存储介质安全、数据安全等作出明确规定。要与保密法、个人信息保护法、数据安全法等相关法律相衔接,处理好开放与保密、共享与安全、发展与稳定的关系,确保档案数字资源共享利用安全要求落到实处。加强共享利用基础设施、应用系统和安全设备自主可控建设,实施共享平台及信息系统等级保护,提高防范和抵御网络信息安全风险能力。加强安全防护体系建设,建立常态化安全运行机制,制定安全应急预案。建立电子档案长期保存策略和数据备份策略,落实在线、近线、离线备份和异地异质备份。加强档案数字化外包服务安全管理、电子档案经常性检测、共享利用档案数字资源开放审核和个人隐私信息保护。加强组织领导,发挥档案主管部门监管职能,组织签订共享协议,明确档案数字资源所有权、管理权和使用权,切实保障档案数据安全共享、安全利用。

  原载于《中国档案报》2024年6月13日 总第4148期 第一版


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